Personalnot macht Verwalter digital

Jedes vierte Unternehmen für Immobilienverwaltung konnte im vergangenen Jahr nicht alle Stellen besetzen, die offen waren. Das zeigt das diesjährige Branchenbarometer des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV), für das der Verband fast 500 Unternehmen zu ihren aktuellen Herausforderungen befragt hat (siehe auch „Der Klimaschutz fordert die Verwalter„). 69% der Umfrageteilnehmer reagieren auf den Mangel an geeigneten Bewerbern und Interessenten für das Berufsbild durch Digitalisierungspläne. Sie wollen vor allem ihre Verwaltungsprozesse weiter automatisieren, um Zeit und Personal zu sparen, und erwägen dafür auch den Einsatz von KI-gestützten Tool. 94% der Hausverwaltungen beabsichtigen, im kommenden Jahr größere Summen in dafür notwendige Hard- und Software zu investieren, und haben diese Kosten bereits eingeplant.

Doch nicht nur die technische Aufrüstung schlägt sich in den Budgets der Immobilienverwalter nieder. Sie erkennen, dass durch gesetzliche Anforderungen ihr Arbeitspensum steigt. Als weitere Stichwörter nennen sie in der Studie erhöhte Anforderungen in Bezug auf ihre Erreichbarkeit und Schnelligkeit. Zudem bestünde ein erhöhtes Haftungsrisiko. Nicht zuletzt müssen aber die digitalen Strukturen nicht nur aufgebaut, sondern auch beherrscht werden. Dadurch sehen rund 98% der befragten Unternehmen einen steigenden Bedarf an Schulungen und Weiterbildungen auf sich zukommen.

Um die Kosten für den Mehraufwand zu decken, haben Verwaltungsunternehmen bereits ihre Vergütungssätze angepasst. Bei WEG-Verwaltungen lagen die Tarife 2023 im Schnitt bei 26,60 Euro pro Monat und Einheit. Das entspricht einem Anstieg um 5,6% im Vergleich zum Vorjahr. Verglichen mit dem Jahr 2010 und unter Berücksichtigung der Inflation spricht der VDIV von einem realen jährlichen Plus von lediglich 30 Cent. Die Vergütungssätze in der Mietverwaltung lagen 2023 durchschnittlich bei 26,74 Euro. Das reale jährliche Plus seit 2010 errechnet der Verband hier mit 14 Cent.

VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler warnt jedoch, diese Zahlen nur als Orientierung zu betrachten. „Generell muss dabei beachtet werden, dass die Honorierung stark abweichen kann“, sagt er und nennt die WEG-Größe, Regionen und Arbeitsaufkommen als Hauptfaktoren, die sich auf die tatsächliche Vergütung auswirken können. 43% der befragten WEG-Verwaltungen haben aufgrund der Vergütungsmodelle bereits eine Mindestgröße eingeführt, unter der sie keine Verwaltungsmandate mehr annehmen. Sie liegt bei den meisten dieser Unternehmen bei zehn Einheiten. Bei 63% derer, die sich für diese Maßnahme entscheiden haben, war der Personalmangel ebenfalls ein Beweggrund für die selbstgewählte Einschränkung. Für kleinere Eigentümergemeinschaften wird es deshalb zunehmend schwer, eine geeignete Verwaltung zu finden.

Einen Lichtblick für viele Immobilienverwalter stellt die kürzlich vom Bundestag beschlossene virtuelle Eigentümerversammlung dar. 73% der befragten Hausverwalter sind davon überzeugt, dass diese Möglichkeit Entlastung im Arbeitsalltag bringt. Von denjenigen, die das Format getestet haben, wollen es 87% beibehalten.