Sachlicher Ton für einen geordneten Ausstieg

Jeder Mitarbeiter, der gehe, werde sich am Markt über seinen ehemaligen Arbeitgeber äußern, sagt Udo Ludolph, Director Business Development bei dem Softwareanbieter SilkRoad technology. Darüber müssten sich Unternehmen im Klaren sein. Deswegen sei es wichtig, dass Unternehmen den Ausstiegsprozess gut strukturierten und begleiteten. Denn im Kampf um Talente ist nicht nur das Branding eines Unternehmens wichtig, sondern auch, wie es sich als Arbeitgeber hervortut. Nicht selten würden Ex- Mitarbeiter über Netzwerke wie Xing oder LinkedIn kontaktiert, wenn sich jemand für eine Stelle in deren Ex-Unternehmen interessiere, sagt Karrierecoach Thomas Körzel. Nicht zuletzt deswegen sollten Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter mit einem positiven Bild ausscheiden.

Bausteine des Onboardings

Die Verabschiedung eines Mitarbeiters verläuft im Prinzip umgekehrt wie die Einarbeitung, das Onboarding. Welche Bausteine dabei konkret zum Einsatz kommen, sei vom Unternehmen abhängig, so Ludolph. Zu den wichtigen Fragen gehört, wie das Know-how des scheidenden Mitarbeiters transferiert werden kann – und wie gleichzeitig ein Abfluss von Informationen, die das Haus nicht verlassen dürfen, sichergestellt wird. Wann also der Zugang zu bestimmten Datenbanken oder Passwörter entzogen werden müssen.

In einem nächsten Schritt geht es darum, ob die Stelle intern oder extern besetzt wird oder aber nur temporär eine Vertretung gefunden werden muss. Um unnötige Unruhe im Team zu vermeiden, sollte frühzeitig mit offenen Karten gespielt werden, empfiehlt Körzel. Wenn der „angestammte“ Projektleiter nun nicht mehr die Führungsrolle übernimmt, weil er weiß, dass er das Projekt nicht zu Ende führen kann, so sollte das auch offen kommuniziert werden. Je nach Länge der Einarbeitung muss also auch entsprechend früh der Weggang des Mitarbeiters bekannt gegeben werden. Auch hier gibt es je nach Unternehmen unterschiedliche Gepflogenheiten: Während manchmal der Mitarbeiter Kollegen und Kunden selbstständig informiert, übernimmt das in anderen Fällen das Unternehmen, um gleich den neuen Ansprechpartner vorzustellen.

Nicht zuletzt muss auch geregelt werden, wann Firmenwagen, -laptop oder -handy etc. mitsamt Docking-Station und Ladekabel zurückgegeben werden müssen. Obwohl in vielen Personalabteilungen Checklisten für die einzelnenen Schritte bestünden, hätten diese meist in Excel verwalteten Aufgabenlisten einen Nachteil, sagt Ludolph: Mit Excel-Listen lasse sich die Erfolgskontrolle nur schlecht organisieren. Mit speziellen Software-Angeboten hingegen könnte z.B. auch angezeigt werden, ob die Stellenanzeige fristgerecht geschaltet wurde und wer den Vorgang betreut.

Doch neben allen Formalien, die ein Weggang mit sich bringt, spielt auch die menschliche Seite eine wichtige Rolle. Wichtig sei es gerade beim Thema Kündigung, die Emotionalität herauszunehmen und zu einem sachlichen Umgang zurückzufinden. Habe der Mitarbeiter gekündigt, müsse sich das Unternehmen auch fragen, ob es etwas falsch gemacht hat, so Martin Drummer, Geschäftsführer und CEO von CBRE Deutschland.

Problematisch sei es bei sofortigen Freistellungen, z.B. bei einer fristlosen Kündigung, so Karrierecoach Körzel. Hier sei es sicherlich kaum möglich, dass sich Arbeitgeber und -nehmer in einem geordneten Rahmen voneinander verabschieden. In allen anderen Fällen sollte der Vorgesetzte beim Ausstand, der zumeist vom Mitarbeiter selbst finanziert wird, mit dabei sein. Sei das nicht möglich, so empfiehlt Körzel, in der letzten Teamsitzung dem scheidenden Mitarbeiter seinen Dank auszusprechen.

Kontaktmöglichkeiten schaffen

Wichtig nach dem Ausstieg sei es, dass das Unternehmen einfache Mechanismen anbietet, um weiterhin mit dem Mitarbeiter in Kontakt bleiben zu können, so Ludolph. So könnten personalisierte Portale für Ruheständler eingerichtet werden, um diese über Neuigkeiten zu informieren. In der Immobilienwirtschaft haben Jones Lang LaSalle und die Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt mit ihren Alumni-Portalen (vgl. IZ 39-40/09) etwas Ähnliches schon umgesetzt, allerdings für die Zielgruppe der immer noch berufstätigten Ex-Mitarbeiter. ThyssenKrupp Real Estate hingegen hält zu seinen Ruheständlern weiterhin Kontakt. Im ersten Jahr nach ihrem Ausscheiden werden sie zur Weihnachtsfeier und zum Betriebsfest eingeladen, so Personalleiter Manfred Woker: „Es heißt nicht Licht aus und Adios.“